Apa saja fungsi kantor?

Saat terjadi pandemi COVID, kantor yang biasanya digunakan untuk berkumpul dan bekerja bersama harus vacuum sementara waktu. Kegiatan perusahaan dipaksa untuk beralih menjadi komunikasi jarak jauh dengan media online. Setelah pemberlakuan pembatasan kegiatan masyarakat (PPKM) diperlonggar, beberapa kantor digunakan kembali.

Bahkan, setelah PPKM resmi dicabut di seluruh Indonesia oleh presiden Indonesia, Pak Joko Widodo, pada tanggal 30 Desember 2022. Banyak perusahaan kembali menggunakan kantor dan mengharuskan karyawan untuk datang ke kantor. Namun, beberapa di antaranya mengubah skema bekerja nya menjadi work from anywhere, atau hybrid (ke kantor pada hari-hari tertentu saja). Nah sebenarnya apa saja sih fungsi kantor? Yuk simak ulasan ini.

Fungsi Kantor

Kantor memiliki dua fungsi yaitu fungsi dasar dan fungsi administrasi.

Fungsi Kantor Dasar

Kantor secara umum digunakan untuk mengumpulkan dan menyebarkan informasi. Lebih spesifiknya, fungsi kantor meliputi pengumpulan, perekaman, analisis, penyimpanan, dan penyebaran informasi. Umumnya fungsi kantor yang dasar ini digunakan oleh setiap jenis usaha.

Mendapatkan Informasi

Fungsi kantor yang utama yaitu mendapatkan informasi. Informasi didapatkan dari berbagai sumber, termasuk dari internal maupun eksternal. Informasi internal didapatkan dari perorangan pekerja atau antar unit bisnis yang bekerja di kantor tersebut. Informasi eksternal didapatkan dari klien, partner, atau orang yang datang ke kantor.

Merekam Informasi

Merekam informasi maksudnya mencatat data-data yang masuk atau keluar dari kantor. Informasi seperti surat, tagihan, pesanan, orang yang datang, dan lain lain dicatat di buku masuk. Pengiriman pesanan, surat, dan sebagainya dicatat juga dalam buku keluar atau pengiriman. Adanya digitalisasi juga berpengaruh, yaitu kantor beralih mencatat menggunakan sistem yang ada di komputer. Sistem informasi pencatatan ini baik bagi keberlangsungan bisnis.

Menganalisis Informasi

Informasi yang telah didapatkan dan direkam awalnya merupakan data mentah. Setelah itu, bisa dianalisis dan dipelajari secara mendalam untuk tujuan di masa depan yaitu menemukan peluang dan meningkatkan profit bisnis.

Penyebaran Informasi

Informasi perlu disebarkan kepada yang membutuhkan atau perlu menggunakan informasi tersebut dalam kegiatan dan pengambilan keputusan. Dengan adanya kantor dimana pekerja bertemu secara langsung, persebaran informasi akan lebih mudah. Bagi kebanyakan orang bertemu secara langsung lebih mudah daripada penyebaran informasi secara online.

 

Fungsi Kantor Administratif

Fungsi administratif dari suatu kantor adalah fungsi tingkat tinggi yang berkaitan dengan pengelolaan suatu organisasi bisnis. Pengelolaan yang dimaksud meliputi pengelolaan sumber daya manusia, jual-beli, pengendalian aset, hubungan masyarakat, dll.

Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial meliputi perencanaan, pengarahan, pengendalian, dan pengorganisasian bisnis. Orang-orang dengan jabatan tinggi di organisasi datang ke kantor untuk membahas dan melakukan aktivitas manajerial. Keberhasilan bisnis akan lebih mudah dicapai dengan manajerial yang baik.

Pengembangan Sistem dan Prosedur

Sistem dan prosedur dari kegiatan-kegiatan di suatu bisnis, terutama bisnis yang menghasilkan produk, akan lebih mudah dikembangkan jika dilakukan di kantor. Pengembangan sistem diharapkan dapat memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan.

Fungsi Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah faktor penting dalam keberhasilan usaha. Tanpa sumber daya manusia, bisnis tidak akan berjalan. Sumber daya manusia perlu dikembangkan dan lebih mudah dilakukan di kantor. Catatan kinerja karyawan, pemberian reward atau hukuman dapat dilakukan dengan mudah di kantor.

Hubungan Masyarakat

Hubungan masyarakat adalah kegiatan berhubungan dengan publik seperti kelompok sosial, pelanggan, media, dan sebagainya. Adanya kantor memudahkan perusahaan untuk menjalin hubungan dengan masyarakat. Hubungan masyarakat yang baik akan berdampak baik bagi nama perusahaan dan mendukung keberhasilan usaha.

Fungsi Pembelian dan Kontrol

Bagi perusahaan yang menjual produk, banyak kegiatan yang berhubungan dengan pembelian dan pengiriman. Maka dari itu diperlukan kantor untuk menghimpun pembelian dan pengiriman tersebut. Aset yang dibeli atau diperjualbelikan juga perlu dikontrol dari kantor dengan mekanisme yang sistematis. Dari segi keuangan, biaya pembelian juga harus dikontrol.

 

Itulah dua fungsi kantor beserta penjelasan dan sub sub fungsinya. Dengan beberapa pertimbangan di atas, wajar jika kantor masih dibutuhkan walaupun perusahaan sudah pernah merasakan pekerjaan jarak jauh atau virtual. Namun, keputusan tersebut dikembalikan ke perusahaan masing-masing.

Jika anda membutuhkan kantor, anda bisa menyewa kantor di Graha Office.

Baca juga: Keuntungan Sewa Kantor