Dalam dunia kerja yang terus berkembang, konsep shared office atau ruang kerja bersama telah menjadi pilihan yang populer bagi banyak perusahaan dan profesional. Shared office adalah konsep di mana beberapa organisasi atau individu berbagi ruang kerja yang sama, fasilitas, dan sumber daya.

Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi kelebihan, kekurangan, suasana kerja, dan cara memanfaatkan shared office untuk membangun kolaborasi dan produktivitas dalam lingkungan kerja bersama.

 

Pengertian Shared Office

• Definisi shared office

Shared office adalah konsep di mana beberapa organisasi atau individu berbagi satu ruang kantor yang sama. Dalam kantor bersama ini setiap penyewa memiliki ruang kantor pribadi yang mereka gunakan untuk menjalankan operasional bisnis mereka.

Konsep ruang kerja bersama sangat populer di kalangan perusahaan kecil, start-up, atau freelancer yang ingin memiliki ruang kerja profesional tanpa harus mengeluarkan biaya yang tinggi untuk sewa kantor sendiri. Konsep ini juga sering dikenal dengan istilah coworking space.

 

• Ciri-ciri dan fitur shared office

Dalam shared office, fasilitas dan sumber daya seperti ruang kerja yang lengkap dengan meja dan kursi, ruang rapat, ruang training, ruang komunal, resepsionis, dan fasilitas umum lainnya (misalnya pantry, kamar mandi, dan area lounge) biasanya dibagi oleh penyewa yang berbeda.

Setiap penyewa memiliki hak akses ke fasilitas tersebut sesuai dengan kesepakatan yang ditetapkan dalam perjanjian sewa. Ciri-ciri lainnya yaitu adanya wifi dan banyak stop kontak yang dapat mendukung pengguna dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Selengkapnya baca di sini.

 

• Perbedaan shared office dengan kantor tradisional

Kantor tradisional atau kantor pribadi, yang bisa disebut dengan private office, adalah ruang kerja yang digunakan oleh satu perusahaan atau organisasi secara eksklusif. Ruangan ini biasanya dilengkapi dengan fasilitas kerja seperti meja, kursi, rak, dan akses internet.

Dikatakan private karena memberikan privasi dan keamanan yang lebih tinggi dibanding ruang kerja bersama, yaitu dengan adanya ruang terpisah oleh dinding atau partisi. Dengan begitu, perusahaan atau individu memiliki ruang kerja yang eksklusif, bebas dari gangguan dan distraksi yang sering terjadi di lingkungan kerja bersama.

Baca juga: Kantor tradisional vs ruang kerja bersama

 

Kelebihan Shared Office

A. Biaya Lebih Rendah dan Efisiensi

• Mengurangi biaya operasional
• Berbagi biaya sewa, utilitas, dan layanan

Dibandingkan dengan menyewa kantor sendiri, shared office menawarkan biaya yang lebih terjangkau. Biaya sewa, utilitas, perawatan, dan fasilitas umum dibagi antara penyewa, sehingga setiap penyewa hanya membayar sebagian kecil dari biaya tersebut.

 

B. Kolaborasi dan Jaringan

• Meningkatkan kolaborasi antarperusahaan
• Membangun jaringan profesional yang luas
• Kesempatan untuk belajar dan berbagi pengetahuan dengan sesama penyewa

Shared office menciptakan lingkungan kerja yang kolaboratif di mana penyewa dapat berinteraksi, bertukar ide, dan membangun jaringan dengan perusahaan atau individu lain yang berbagi ruang kantor. Ini dapat meningkatkan keterlibatan, kreativitas, dan kesempatan bisnis.

 

C. Fasilitas dan Layanan

• Akses ke fasilitas yang berkualitas tinggi
• Layanan dukungan seperti resepsionis, layanan kebersihan, dan administrasi
• Infrastruktur teknologi yang canggih

Ruang kerja bersama dilengkapi dengan fasilitas dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis. Hal ini termasuk akses ke internet, telepon, mesin fotokopi, ruang pertemuan, dan dukungan teknis. Penyewa dapat memanfaatkan fasilitas ini tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan atau merawatnya sendiri.

 

D. Fleksibilitas

• Fleksibilitas dalam penggunaan ruang
• Jangka waktu sewa beragam

Shared office biasanya menawarkan fleksibilitas waktu dan jangka waktu sewa yang lebih besar. Penyewa dapat memilih paket sewa yang sesuai dengan kebutuhan mereka, mulai dari sewa harian, mingguan, hingga bulanan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan ruang kerja mereka dengan perubahan kebutuhan mereka tanpa harus terikat dengan kontrak jangka panjang.

 

Kekurangan Shared Office

A. Keterbatasan Privasi

Karena ruang kantor bersama, privasi mungkin menjadi masalah bagi beberapa perusahaan yang membutuhkan tingkat kerahasiaan yang tinggi atau memiliki informasi sensitif yang harus dijaga. Ruang kerja Anda tidak sepenuhnya milik pribadi.

Anda akan berbagi ruang dengan penyewa lain, yang berarti Anda harus siap untuk kehilangan sejumlah privasi. Ruang kerja bersama dapat mengakibatkan kurangnya ruang pribadi dan dapat mengganggu konsentrasi. Selain itu, ruang kerja bersama juga memiliki risiko keamanan yang lebih tinggi dibandingkan dengan memiliki kantor sendiri.

B. Keterbatasan Ruang

Dalam shared office, ruang kerja mungkin terbatas tergantung pada jumlah penyewa dan fasilitas yang tersedia. Hal ini dapat mengakibatkan pembatasan ruang fisik dan kebutuhan untuk mengatur jadwal penggunaan fasilitas bersama.

Ini berarti ada kemungkinan Anda harus berbagi meja atau fasilitas dengan penyewa lain. Jika ada banyak penyewa di ruang yang sama, Anda mungkin perlu bersaing untuk menggunakan fasilitas umum, seperti ruang pertemuan atau ruang istirahat.

 

C. Tantangan Kolaborasi

Meskipun ada peluang kolaborasi, interaksi dengan penyewa lain tidak selalu dijamin. Terkadang, penyewa mungkin fokus pada pekerjaan mereka sendiri dan kurang berinteraksi dengan yang lain.

 

Suasana Kerja dalam Shared Office

A. Budaya dan Lingkungan Kerja

• Membangun budaya kerja inklusif dan kolaboratif
• Mendorong kegiatan sosial dan interaksi antarpenyewa
• Mengatasi potensi konflik dan menjaga harmoni dalam lingkungan yang beragam

 

B. Kebebasan dan Fleksibilitas

• Ruang kerja yang fleksibel dan mudah disesuaikan
• Kesempatan untuk bekerja dari berbagai area dalam ruang bersama
• Mengoptimalkan produktivitas dengan memilih lingkungan kerja yang sesuai dengan tugas

 

C. Manajemen dan Pengawasan

• Mengatur aturan dan kebijakan yang jelas untuk penggunaan fasilitas dan sumber daya
• Menggunakan teknologi untuk memantau penggunaan ruang dan fasilitas
• Menyediakan sistem keamanan dan privasi yang memadai

 

Tips Memanfaatkan Shared Office dengan Efektif

A. Komunikasi dan Kolaborasi

• Berkomunikasi secara terbuka dengan sesama penyewa
• Menggunakan alat komunikasi yang efisien dan efektif
• Mendorong kolaborasi melalui pertemuan, diskusi, atau proyek bersama

 

B. Membangun Jaringan dan Memanfaatkan Sumber Daya

• Terlibat dalam kegiatan dan acara di ruang bersama
• Membangun hubungan dengan penyewa lain dan memanfaatkan keahlian mereka
• Menggunakan sumber daya dan layanan yang tersedia, seperti ruang rapat, akses ke koneksi internet cepat, atau peralatan perkantoran

 

C. Menjaga Produktivitas dan Kesejahteraan

• Menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan mendukung
• Mengatur jadwal kerja yang efisien dan menghindari gangguan
• Mengatur waktu istirahat dan peregangan untuk menjaga kesehatan fisik dan mental

Baca juga: Rekomendasi shared office Surabaya

 

Shared office telah menjadi alternatif menarik bagi banyak perusahaan dan profesional dalam menciptakan lingkungan kerja yang kolaboratif, efisien, dan fleksibel. Dengan memanfaatkan keuntungan dari biaya yang lebih rendah, kolaborasi yang meningkat, dan fasilitas yang berkualitas, shared office dapat menjadi solusi yang ideal untuk berbagai jenis bisnis.

Selain itu, perusahaan dapat membangun budaya kerja yang positif, produktivitas yang tinggi, dan keterlibatan yang kuat di dalam lingkungan kerja bersama dengan menerapkan strategi yang tepat dan memanfaatkan kesempatan yang ada.

Baca juga: Apa itu private office?