Meskipun muncul konsep virtual office, tak jarang bisnis/perusahaan masih membutuhkan private office, atau ruang kantor pribadi. Hal ini disebabkan oleh berkembangnya bisnis sehingga membutuhkan ruang kerja yang lebih besar dan eksklusif. Umumnya perusahaan yang ingin menghemat budget lebih memilih menyewa dibanding membeli ruang kantor pribadi.

Sebenarnya apa sih private office, apa kelebihan dan kekurangannya, serta bagaimana cara memilih yang tepat? Baca artikel ini sampai akhir untuk mengetahui jawabannya.

 

Apa Itu Private Office?

Private office adalah salah satu jenis kantor. Istilah ini lebih sering dikenal dengan kantor pribadi, yaitu ruang kerja yang digunakan oleh satu perusahaan atau organisasi secara eksklusif. Ruangan ini biasanya dilengkapi dengan fasilitas kerja seperti meja, kursi, rak, dan akses internet.

Dikatakan private karena memberikan privasi dan keamanan yang lebih tinggi dibanding ruang kerja bersama, yaitu dengan adanya ruang terpisah oleh dinding atau partisi. Dengan begitu, perusahaan atau individu memiliki ruang kerja yang eksklusif, bebas dari gangguan dan distraksi yang sering terjadi di lingkungan kerja bersama.

Ruang kerja pribadi dapat dimiliki sendiri oleh perusahaan atau individu tersebut, namun juga bisa disewa dalam jangka waktu tertentu. Ada yang menawarkan jasa sewa kantor mulai dari bulanan hingga tahunan.

 

Kelebihan Private Office

Privasi dan Keamanan Lebih Baik

Kelebihan memiliki atau menyewa ruang kantor pribadi adalah privasi dan keamanan yang lebih baik. Ruang kerja yang terpisah dari ruang kerja orang lain dapat terhindar dari kebisingan yang sering terjadi jika menggunakan ruang kerja bersama. Jadi setiap individu bisa bekerja dengan lebih fokus dan produktif.

Selain itu, Anda juga bisa memastikan bahwa dokumen dan barang berharga perusahaan aman dari pencurian sehingga kerahasiaan data dan informasi tetap terjaga.

 

Identitas Perusahaan

Alamat private office bisa dijadikan alamat yang mencerminkan identitas perusahaan bagi pihak eksternal. Perusahaan dapat menyesuaikan ruang kerja sesuai identitas merek yang mencerminkan citra dan budayanya. Dengan begitu, orang sekitar juga akan lebih mudah mengenali perusahaan, atau bisa dianggap sebagai branding.

 

Lingkungan Kerja Profesional dan Nyaman

Private office biasanya dilengkapi dengan fasilitas yang mendukung proses kerja, seperti meja dan kursi yang ergonomis, akses internet yang cepat dan stabil, serta area parkir yang luas. Hal ini akan memberikan kesan yang profesional bagi perusahaan Anda. Ada juga ruang terpisah yang bisa digunakan untuk rapat sehingga diskusi dengan tim atau klien dapat terjadi tanpa gangguan.

Dengan begitu kepercayaan klien dan mitra bisnis terhadap perusahaan Anda akan terjaga. Selain itu, biasanya juga dilengkapi oleh fasilitas pendukung seperti ruang tunggu, dapur, toilet, tempat ibadah, dan area istirahat. Ada juga penyedia private office yang menawarkan fasilitas resepsionis sebagai dukungan administratif. Ini akan memberikan kenyamanan bagi pengguna ruang kantor pribadi.

 

 

Ruang Kerja Mudah Disesuaikan

Anda memiliki kebebasan untuk menyesuaikan tata letak dan desain ruang kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Jumlah meja, kursi, dan perabotan atau fasilitas lainnya bisa Anda sesuaikan dengan jumlah karyawan.

Baca juga: Tips Memaksimalkan Ruang Kerja

 

Kekurangan Private Office

Private Office Membutuhkan Biaya Lebih Tinggi

Dibandingkan dengan coworking space dan virtual office, menggunakan ruang kerja pribadi cenderung lebih mahal. Biaya beli atau sewa ruang yang eksklusif, perabotan, fasilitas tambahan, biaya perawatan, biaya listrik dan air, dapat menjadi beban yang signifikan bagi perusahaan.

Baca juga: Perbedaan Private Office, Virtual Office, dan Coworking Space

 

Tanggung Jawab atas Perawatan dan Perbaikan

Anda harus bertanggung jawab atas perawatan dan perbaikan ruang kerja pribadi yang Anda gunakan, termasuk ruangan, perabotan, pengaturan fasilitas, dan layanan administratif. Hal ini bisa menjadi beban tambahan bagi perusahaan Anda, terlebih jika tidak ada sumber daya yang cukup untuk menangani perawatan dan perbaikan sendiri. Ini akan membutuhkan waktu dan upaya karyawan yang lebih banyak.

 

Skalabilitas Terbatas

Ruang kantor pribadi cenderung kurang fleksibel dalam hal kapasitas. Apalagi saat perusahaan mengalami pertumbuhan cepat atau membutuhkan penyesuaian ukuran tim dengan cepat. Memperluas ruang kerja yang eksklusif dapat melibatkan proses yang lebih rumit dan biaya tambahan.

 

Kurang Fleksibel

Ruang kerja pribadi biasanya membutuhkan komitmen jangka panjang untuk sewa dan pengaturan ruang kerja. Ini dapat menjadi kendala bagi perusahaan yang membutuhkan fleksibilitas dalam hal lokasi kerja. Jika perusahaan sering pindah-pindah lokasi untuk menjalankan bisnisnya, private office kurang cocok digunakan.

 

Tips Memilih Private Office yang Tepat

Tentukan Kebutuhan Bisnis Anda

Pertama, identifikasi kebutuhan bisnis anda secara jelas. Pertimbangkan ukuran kantor yang dibutuhkan sesuai ukuran tim, anggaran, fasilitas, dan lainnya. Ini akan membantu dalam memfokuskan pencarian dan menyaring pilihan.

Pertimbangkan Lokasi

Pilihlah ruang kantor yang berada di lokasi strategis dan mudah diakses oleh karyawan, pelanggan, dan mitra bisnis. Pastikan juga bahwa pada lokasi tersebut aman dan terjamin sehingga tidak ada gangguan dalam bekerja.

Beberapa penyedia sewa kantor pribadi menyediakan ruangan yang berlokasi di gedung tinggi yang berdekatan dengan perusahan-perusahaan lainnya. Hal ini akan meningkatkan reputasi perusahaan dan peluang untuk memperbesar bisnis.

 

Pertimbangkan Fasilitas

Pastikan bahwa ruang kantor yang anda pilih menyediakan perabot serta fasilitas yang lengkap dan memadai sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Sebaiknya meja dan kursi ergonomis serta internet yang cepat dan stabil sehingga dapat bekerja lebih nyaman dan menjaga postur tubuh. Perhatikan juga area parkir, toilet, tempat ibadah, kantin, dan fasilitas lainnya.

Baca juga: Fasilitas yang Wajib Ada di Kantor

 

Pertimbangkan Biaya

Pastikan bahwa biaya sewa atau beli kantor sesuai dengan anggaran perusahaan. Jangan lupa untuk memperhitungkan biaya tambahan seperti biaya listrik dan air, biaya perawatan, biaya internet, dan biaya lainnya.

 

Pertimbangkan Jangka Waktu Sewa

Apabila anda ingin menyewa ruang kantor pribadi, perhatikan jangka waktu sewanya. Ada kantor yang bisa disewa bulanan, tahunan, bahkan beberapa tahun. Semakin singkat waktunya, biasanya semakin mahal. Sesuaikan jangka waktu sewa sesuai dengan anggaran perusahaan Anda.

Jangan sampai memberatkan sehingga perusahaan anda rugi. Pastikan juga bahwa Anda menyewa sesuai jangka waktu yang Anda butuhkan. Jangan sampai anda membayar lebih untuk jangka waktu yang tidak dibutuhkan.

 

Tinjau Ulasan dan Referensi

Cari ulasan dan referensi dari penyewa atau pengguna sebelumnya tentang ruang kantor yang akan anda sewa. Tinjau reputasi penyedia private office juga, pastikan track recordnya baik tanpa masalah.

 

Kunjungi dan Lihat secara Langsung

Jangan ragu untuk mengunjungi dan melihat-lihat kantor secara langsung sebelum membuat keputusan. Amati kondisi ruangan, fasilitas yang disediakan, dan bertemu dengan staf penyedia untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang pengalaman kerja di sana.

Baca juga: Apa itu Virtual Office?

Intinya, private office adalah solusi terbaik bagi perusahaan yang membutuhkan ruang kerja yang lebih besar dan lebih eksklusif. Lakukan tips di atas saat memilih ruang kantor yang tepat.